Waar hangt de prijs per persoon van catering van af?
Waarom lijkt de prijs per persoon bij de ene cateraar veel hoger dan bij de andere? Dit bepaalt de kosten van catering en zo vergelijk je eerlijk.
Je vraagt twee cateraars om een voorstel en het bedrag per persoon loopt flink uiteen. Dat roept meteen vragen op: is de één te duur of de ander te goedkoop? Meestal is het antwoord dat ze niet hetzelfde aanbieden. De prijs per persoon is een gemiddelde waarin heel veel onderdelen verwerkt zitten. Als je weet welke dat zijn, kun je gerichter vragen stellen en betere keuzes maken.
Wat zit er in een prijs per persoon?
Een prijs per persoon is zelden alleen de prijs van het eten. Vaak zijn de volgende onderdelen erin verwerkt of komen ze er los bij:
- de ingrediënten en de bereiding van de gerechten;
- het aantal gangen of onderdelen op het menu;
- personeel in de keuken en in de bediening;
- servies, bestek, glaswerk en linnengoed;
- transport, opbouw en opruimen;
- drank, koffie en thee, voor zover inbegrepen.
Een voorstel waarin alles al inbegrepen is, lijkt duurder dan een voorstel waarin alleen het eten staat. Toch kan het uiteindelijk goedkoper uitpakken, omdat je bijvoorbeeld geen servies of bediening apart hoeft te regelen.
De vorm van de catering
De vorm heeft veel invloed. Een buffet vraagt minder bediening dan een uitgeserveerd diner, maar de hoeveelheid eten is vaak groter, omdat gasten kunnen blijven terugkomen. Bij een walking dinner staan er meer kleine gerechten op het programma en is de bereiding arbeidsintensief. Lees voor een eerste vergelijking buffet, walking dinner of uitgeserveerd.
Aantal gasten en schaal
Meer gasten betekent meestal een lagere prijs per persoon, omdat vaste kosten over meer mensen worden verdeeld. Bij een kleine groep zijn de vaste kosten, zoals de reis van de cateraar en de voorbereiding, relatief zwaarder. Vraag dus niet alleen naar een prijs voor je verwachte aantal, maar ook naar wat er verandert als er tien mensen bij komen of afvallen.
Kwaliteit en herkomst van producten
Verse, seizoensgebonden en handgemaakte producten kosten vaak meer dan kant-en-klare onderdelen. Dat hoeft niet slecht te zijn: sommige gasten merken het verschil sterk, anderen veel minder. Vraag wat de cateraar zelf maakt en wat hij inkoopt, en bedenk wat voor jouw feest belangrijk is.
Locatie en logistiek
Een cateraar die op een locatie zonder keuken moet koken, heeft meer apparatuur en tijd nodig. Ook een lange reisafstand, een bovenverdieping zonder lift of een lastig bereikbaar terrein kan invloed hebben op de prijs. Geef dit daarom vooraf door. Dan komt er geen verrassing achteraf.
Moment en drukte
In drukke periodes, zoals december of het trouwseizoen, hebben cateraars minder ruimte en kan het tarief hoger liggen. Een feest op een doordeweekse dag kan soms goedkoper zijn dan op zaterdagavond. Het loont om te vragen of de cateraar flexibel is met de datum.
Zo vergelijk je eerlijk
Zet de voorstellen naast elkaar en maak voor jezelf een lijstje met vaste vragen: wat zit er in het menu, is bediening inbegrepen, hoort servies erbij, wat kost drank en wat gebeurt er bij meer of minder gasten? Meer hulp daarbij vind je in 12 vragen om te stellen aan je cateraar. Reken er ook op dat een goedkoop voorstel met veel losse extra's uiteindelijk duurder kan uitvallen dan een voorstel met een iets hoger bedrag per persoon.
Wil je weten welke cateraars er in jouw buurt werken? Bekijk dan de kaart en vraag meerdere voorstellen op met dezelfde gegevens.
Deze informatie is algemeen. Heb jij of een van je gasten een allergie of dieetwens, bespreek dat dan altijd zelf met de cateraar en vraag na hoe zij daarmee omgaan.