Lunch voor een vergadering of training regelen
Aantallen, tijdstip, dieetwensen en opruimen: zo regel je een lunch voor een vergadering, training of studiedag zonder gedoe op de dag zelf.
Een lunch die de dag niet ophoudt
Bij een vergadering, training of studiedag is de lunch een welkome pauze. Maar als het eten te laat komt, er te weinig is voor de vegetariërs of iedereen in een lange rij staat, gaat er kostbare tijd verloren. Met een goede voorbereiding loopt het soepel. Dit artikel helpt je om een lunch te regelen die past bij de dag.
Begin bij het programma
De lunch moet passen in het programma, niet andersom. Kijk daarom eerst naar:
- Hoe lang is de pauze? Bij een korte pauze werkt iets wat snel te pakken is beter dan een maaltijd met meerdere onderdelen.
- Waar wordt gegeten? In de vergaderruimte, in een aparte ruimte of staand in de gang?
- Moeten mensen tussendoor weg? Dan zijn lunchpakketten of losse broodjes handig.
- Is het een werklunch? Wordt er tijdens het eten doorgepraat, dan is eten dat je met één hand kunt pakken prettig.
Welke vorm past?
| Vorm | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| Schalen met broodjes | Korte pauzes, informele groepen | Duidelijk labelen wat erop zit |
| Lunchbuffet | Langere pauze, grotere groep | Ruimte voor een tafel en een looproute |
| Lunchpakket per persoon | Wisselende pauzes, excursies | Naam of label per pakket bij dieetwensen |
| Warme lunch | Lange dagen, koude maanden | Warmhouden en meer tijd nodig |
Aantallen en aanmeldingen
Bij bedrijfsbijeenkomsten verandert het aantal deelnemers vaak tot de laatste dag. Vraag de cateraar tot wanneer je het aantal kunt aanpassen. Koppel de lunch aan je aanmeldformulier, zodat je meteen weet wie er komt en wat ze eten. Een goede vraag op het formulier is: "Heb je allergieën of eet je bepaalde dingen niet?"
Dieetwensen goed regelen
Bij een zakelijke lunch kennen deelnemers elkaar niet altijd, en niet iedereen durft te vragen wat er in een broodje zit. Zorg daarom dat:
- dieetwensen vooraf in één lijst naar de cateraar gaan;
- speciale broodjes of pakketten een label of naam krijgen;
- er een lijst met ingrediënten of allergenen beschikbaar is;
- gasten met een ernstige allergie zelf contact kunnen hebben met de cateraar.
Lees meer in allergieën en dieetwensen doorgeven aan je cateraar.
Levering en opruimen
Bespreek met de cateraar en de beheerder van het gebouw:
- Hoe laat wordt de lunch geleverd, en bij welke ingang?
- Wie neemt de lunch aan en zet hem klaar?
- Moet het eten tot de pauze gekoeld worden, en is daar ruimte voor?
- Zijn borden, bekers en servetten inbegrepen?
- Wie ruimt op, en wanneer worden kratten of schalen opgehaald?
Spreek ook af wie het aanspreekpunt is als de levering vertraging heeft. Een telefoonnummer van de cateraar op de dag zelf is goud waard.
Drinken niet vergeten
Bij een lunch hoort drinken. Vraag of de cateraar water, sap, melk of koffie levert, of dat het gebouw daarvoor zorgt. Bij een lange dag is ook iets tussendoor fijn, zoals fruit in de middag. Bespreek wat de cateraar daarvoor kan bieden.
Terugkerende lunches
Organiseer je vaker lunches, bijvoorbeeld bij een maandelijkse training? Vraag dan naar vaste afspraken. Dat scheelt elke keer opnieuw een offerte aanvragen. Leg wel vast hoe je per keer het aantal doorgeeft en hoe afbestellen werkt. Bekijk ook cateraars die bedrijfscatering noemen.
Checklist
- Pauzetijd en duur bekend
- Plek voor de lunch geregeld
- Aantal deelnemers en dieetwensen doorgegeven
- Levertijd en aanspreekpunt afgesproken
- Drinken geregeld
- Opruimen en ophalen afgesproken
Met de gastenplanner maak je in een paar minuten een aanvraag met alle gegevens. Zoek je een cateraar die lunches levert? Bekijk de kaart voor cateraars bij jou in de buurt.
Deze informatie is algemeen. Heb jij of een van je gasten een allergie of dieetwens, bespreek dat dan altijd zelf met de cateraar en vraag na hoe zij daarmee omgaan.