Hoeveel eten heb je nodig? Zo bespreek je het met je cateraar
Te weinig is vervelend, te veel zonde. Welke informatie de cateraar nodig heeft om de hoeveelheden goed in te schatten voor jouw feest of bijeenkomst.
De vraag die iedere organisator zich stelt
Is er wel genoeg? Het is misschien wel de meest gestelde vraag bij het organiseren van een feest. Te weinig eten voelt ongastvrij, maar te veel is zonde en kost geld. Het goede nieuws: je hoeft dit niet zelf uit te rekenen. Een cateraar doet dit dagelijks en weet wat er nodig is. Wel heeft hij goede informatie van jou nodig. In dit artikel lees je welke.
We noemen hier bewust geen hoeveelheden per persoon. Die hangen af van zoveel factoren dat een vast getal je eerder op het verkeerde been zet. Laat de berekening aan de cateraar en zorg dat hij weet waar hij rekening mee moet houden.
Wat bepaalt hoeveel eten er nodig is?
Het moment van de dag
Een borrel om drie uur 's middags vraagt iets anders dan een feest dat om zes uur begint. Valt je feest rond etenstijd, dan rekenen gasten erop dat ze eten. Vertel de cateraar dus niet alleen hoe laat het begint, maar ook of het eten bedoeld is als maaltijd of als iets erbij.
De duur
Een receptie van een uur is iets anders dan een feest dat tot na middernacht doorgaat. Bij lange feesten plannen veel cateraars meerdere momenten, bijvoorbeeld een maaltijd en later op de avond nog iets hartigs.
De vorm
Bij een buffet schept iedereen zelf op en gaat soms nog een keer terug. Bij een uitgeserveerd diner krijgt iedereen een vaste portie. Bij hapjes hangt veel af van hoe vaak er wordt rondgegaan. De cateraar rekent voor elke vorm anders.
Je gasten
Een gezelschap met veel kinderen, een sportclub na een wedstrijd of een groep collega's na een lange werkdag: de cateraar wil weten wie er komt. Ook de verhouding volwassenen en kinderen is handig.
Andere eetmomenten op de dag
Is er eerder op de dag al een lunch of taart geweest? Of komt er later nog een snack? Vertel het, zodat de cateraar het geheel kan overzien.
Welke informatie geef je door?
| Informatie | Waarom de cateraar het wil weten |
|---|---|
| Aantal volwassenen en kinderen | Basis voor de hoeveelheid |
| Begin- en eindtijd | Bepaalt of het een maaltijd is en hoeveel momenten er zijn |
| Vorm van de catering | Buffet, diner en hapjes vragen een andere berekening |
| Soort gezelschap | Eetgewoonten verschillen per groep |
| Andere eetmomenten | Voorkomt dubbel werk of tekort |
| Dieetwensen en allergieën | Aparte gerechten in de juiste aantallen |
Met de gastenplanner zet je dit allemaal in één overzicht en maak je er direct een aanvraag van.
Wat als je het aantal gasten nog niet precies weet?
Bij een bruiloft of groot feest weet je vaak pas laat wie er echt komt. Vraag de cateraar daarom:
- Tot wanneer kan ik het aantal gasten nog aanpassen?
- Kan het aantal omhoog en omlaag, of alleen omhoog?
- Hoe gaan jullie om met gasten die op het laatste moment afzeggen?
Leg de antwoorden vast in de afspraken. Zo weet je waar je aan toe bent.
Liever een beetje over of een beetje te weinig?
Dat is een persoonlijke keuze, en de cateraar kan je helpen die te maken. Wil je zeker weten dat er genoeg is, zeg dat dan. Vind je verspilling erg, bespreek dan of overgebleven eten kan worden meegegeven en hoe je dat veilig bewaart. Volg daarbij altijd de aanwijzingen van de cateraar over koelen en bewaren.
Vertrouw op de ervaring van de cateraar
Een cateraar die vraagt naar tijden, gasten en vorm voordat hij een voorstel doet, is serieus bezig met jouw feest. Vraag gerust hoe hij tot zijn voorstel komt. Meer vragen vind je in 12 vragen om te stellen aan je cateraar.
Zoek je een cateraar die met je meedenkt? Op de kaart vind je cateraars bij jou in de buurt.
Deze informatie is algemeen. Heb jij of een van je gasten een allergie of dieetwens, bespreek dat dan altijd zelf met de cateraar en vraag na hoe zij daarmee omgaan.