Gastenaantallen doorgeven: zo voorkom je gedoe achteraf
Hoe geef je het aantal gasten aan je cateraar door, wanneer mag je nog wijzigen en wat doe je met mensen die twijfelen? Zo voorkom je gedoe achteraf.
Het aantal gasten lijkt een simpel getal, maar het is bij bijna elk feest een bron van vragen. Wie komt er echt, wie meldt zich op het laatste moment af en hoeveel kinderen tellen mee? Voor de cateraar is het aantal belangrijk, omdat daarmee inkoop, personeel en planning samenhangen. Met een paar goede afspraken blijft het overzichtelijk.
Begin met een schatting en werk die bij
In het begin weet je het aantal nog niet exact. Geef de cateraar daarom een bandbreedte, bijvoorbeeld "tussen 45 en 55 gasten". Dan kan hij een eerste voorstel maken en weet je waar je ongeveer staat. Naarmate de datum dichterbij komt, wordt het aantal concreter. Maak met de cateraar afspraken over wanneer je een definitief aantal doorgeeft.
Welke momenten zijn belangrijk?
Vraag de cateraar naar de volgende data:
- tot wanneer je het aantal nog zonder gevolgen mag verhogen;
- tot wanneer je het aantal nog mag verlagen;
- vanaf welk moment het aantal definitief is en je voor alles betaalt;
- of er een minimumaantal geldt voor het voorstel.
Die termijnen verschillen per cateraar en per soort feest. Leg ze vast in je bevestiging, zodat er later geen discussie ontstaat.
Tel kinderen en bijzondere gasten apart
Kinderen eten meestal minder, maar niet altijd. Sommige cateraars rekenen een lager bedrag voor kinderen, anderen niet. Geef dus het aantal volwassenen en kinderen apart door en vraag naar de leeftijdsgrenzen die ze hanteren. Denk ook aan gasten die komen werken of helpen, zoals een fotograaf, een DJ of een band. Vraag je cateraar of hij voor hen iets kan regelen, bijvoorbeeld een eenvoudige maaltijd.
Omgaan met mensen die twijfelen
Bij een uitnodiging krijg je zelden direct van iedereen een duidelijk antwoord. Stel een duidelijke deadline voor aanmelden en laat gasten dat ook weten. Mensen die na die datum nog reageren, kun je eventueel nog toevoegen, maar het is goed om dat met de cateraar af te stemmen. Vraag bij bijzondere gelegenheden bij voorkeur een definitieve reactie, in plaats van "misschien".
Geef dieetwensen tegelijk door
Het is handig om het aantal gasten samen met dieetwensen en allergieën door te geven, bijvoorbeeld in één overzicht. Zet erbij hoeveel mensen vegetarisch of veganistisch eten, wie een allergie heeft en welke. Zo kan de cateraar direct zien wat dat betekent voor de inkoop. Met de gastenplanner maak je zo'n overzicht in een paar minuten.
Reken met een buffer of niet?
Sommige mensen willen zekerheid en bestellen voor een paar gasten extra. Dat kan, maar kost geld en levert soms veel restjes op. Bespreek met de cateraar wat hij gebruikelijk vindt. Voor een buffet rekenen veel cateraars sowieso met iets ruimere porties. Lees meer in hoeveel eten heb je nodig? Zo bespreek je het met je cateraar.
Eén aanspreekpunt
Wijs zelf één persoon aan die het definitieve aantal doorgeeft, ook als je het feest samen met anderen organiseert. Zo ontstaat er geen verwarring doordat de cateraar van twee mensen verschillende getallen krijgt. Vraag de cateraar om elke wijziging per mail te bevestigen. Wil je een cateraar zoeken die goed communiceert? Bekijk dan de kaart en vraag een paar voorstellen op.
Deze informatie is algemeen. Heb jij of een van je gasten een allergie of dieetwens, bespreek dat dan altijd zelf met de cateraar en vraag na hoe zij daarmee omgaan.