Catering-offertes vergelijken: appels met appels
Twee offertes met een heel ander bedrag? Zo zie je wat er wel en niet in zit, van personeel en servies tot opbouw, drank en meerwerk op de dag zelf.
Waarom offertes zo verschillend kunnen zijn
Je vraagt bij drie cateraars een voorstel aan voor hetzelfde feest en krijgt drie heel verschillende bedragen terug. Dat betekent niet meteen dat de ene cateraar duur is en de andere goedkoop. Vaak zit er gewoon iets anders in de offerte. De een rekent servies en personeel mee, de ander noemt alleen het eten. Wie alleen naar het eindbedrag kijkt, vergelijkt appels met peren.
In dit artikel lees je hoe je offertes eerlijk naast elkaar legt. We noemen geen prijzen: die verschillen per cateraar, regio en gelegenheid.
Begin met dezelfde vraag
Je kunt offertes alleen goed vergelijken als elke cateraar dezelfde informatie heeft gekregen. Stuur dus iedereen dezelfde aanvraag met datum, tijden, locatie, aantal gasten, gewenste vorm en dieetwensen. De gastenplanner maakt zo'n aanvraag voor je, en in deel 4 zet je de offertes daarna naast elkaar.
Wat staat er wel en niet in?
Ga per offerte na of deze onderdelen erin zitten. Staat iets er niet in, vraag dan of het er niet bij hoort of dat het vergeten is.
| Onderdeel | Waar je op let |
|---|---|
| Eten | Welke gerechten, hoeveel gangen of momenten, en voor hoeveel gasten |
| Dieetwensen | Zijn ze meegenomen, en hoe |
| Personeel | Hoeveel mensen, welke taken en voor hoe lang |
| Servies en materiaal | Borden, bestek, glazen, schalen, warmhoudapparatuur, statafels |
| Opbouw en afbouw | Inbegrepen of apart, en hoeveel tijd |
| Drank | Inbegrepen, apart te bestellen of via de locatie |
| Bezorging en reistijd | Wordt dit apart gerekend |
| Afval en vaat | Neemt de cateraar alles mee |
| Btw | Zijn bedragen inclusief of exclusief btw |
Vooral dat laatste punt is makkelijk te missen. Zakelijke offertes noemen soms bedragen zonder btw, terwijl je als particulier het totaalbedrag wilt weten.
Let op meerwerk en voorwaarden
Een offerte gaat over wat je vooraf afspreekt. Op de dag zelf kan er iets bijkomen. Vraag daarom:
- Wat gebeurt er als het feest langer duurt en het personeel moet blijven?
- Wat als er meer gasten komen dan afgesproken?
- Hoe gaat het met kapot of kwijtgeraakt servies?
- Moet ik een aanbetaling doen, en wanneer betaal ik de rest?
- Wat zijn de voorwaarden als ik annuleer of het aantal gasten verlaag?
Deze punten staan vaak in de algemene voorwaarden. Lees ze, ook al is het niet het leukste deel.
Reken met je eigen aantallen
Om bedragen te vergelijken, helpt het om ze terug te rekenen naar een bedrag per gast. Doe dat wel met het totaal inclusief alles wat je nodig hebt. Mist bij de ene cateraar het servies, tel het dan erbij als je het ergens anders moet huren. Pas dan zie je welk voorstel echt gunstiger is voor jou.
Prijs is niet alles
Natuurlijk telt het bedrag. Maar kijk ook naar:
- Hoe het contact verliep. Werd er doorgevraagd en meegedacht?
- Hoe duidelijk de offerte is. Een heldere offerte voorkomt misverstanden.
- Hoe er met dieetwensen wordt omgegaan. Kreeg je een concreet antwoord?
- Of het menu bij jou past. Het goedkoopste voorstel is niet fijn als het eten je niet aanspreekt.
Durf door te vragen
Is iets niet duidelijk, vraag het dan na. Een goede cateraar legt graag uit waarom hij een bepaald voorstel doet. Wil je de offerte aanpassen, bijvoorbeeld een andere vorm of minder gangen, vraag dan een nieuwe versie zodat alles klopt. Een lijst met vragen voor het gesprek vind je in 12 vragen om te stellen aan je cateraar.
Nog geen drie offertes binnen? Bekijk op de kaart welke cateraars bij jou in de buurt werken en stuur ze je aanvraag.
Deze informatie is algemeen. Heb jij of een van je gasten een allergie of dieetwens, bespreek dat dan altijd zelf met de cateraar en vraag na hoe zij daarmee omgaan.